¿Tienes ya los gastos?

Seguimos con prisas. Yo tengo muchas cosas que compartir. Y los clientes siguen teniendo prisa. Y en ocasiones las cosas no son tan sencillas como consultar una tarifa de precios para un producto o servicio.

Los clientes piden muchas cosas. Es lo normal. Mi trabajo tiene un defecto que es una virtud. O al revés. No estoy muy seguro. A mí, mis clientes, me piden muchísimas cosas. Y a menudo, complicadas.

Me explico: Trato con clientes, proveedores y colaboradores que siempre merecen todo mi respeto. Y por lo tanto, acepto que todos pidan lo que entienden que se les debe. A veces no consigo cumplir con los plazos que se me plantean. Hablo de las ofertas a clientes y también de compartir con los proveedores la información sobre los resultados de mis gestiones. (Para que quede claro, en adelante, considero colaboradores a aquellos que en unas ocasiones son mis clientes y en otras, mis proveedores).

Respecto a los clientes, insisto en que tienen todo el derecho a pedir lo que estiman que necesitan. Me refiero a que a mi no ha de preocuparme mucho que me pidan un imposible de hoy para hoy. Normalmente, ellos saben que es imposible y por lo tanto, que yo ponga algún reparo al plazo no les debe molestar. Hacer este tipo de peticiones de esa manera, sobre todo, ayuda a establecer la importancia y la urgencia en obtener un resultado inmediato… o lo más inmediato posible. Mi respuesta debe estar en consonancia con lo que se me pide. En estos casos, los clientes que confían en nosotros deben asumir que no haber hecho cierta gestión antes tiene un costo importante en términos de tiempo. No todo está disponible al momento.

Esta inexistencia de tarifas complica un poco las cosas. Más aun cuando tratamos mercancías con que por su peso y/o dimensiones son algo fuera de lo normal.

Recientemente, un caso sencillo. Un cliente envía un packing list con diversas mercancías no containerizables para pedir una oferta de transporte marítimo hasta San Petersburgo. El packing list no está muy elaborado, no se recibe en un formato “reutilizable”. Es puro texto. Hay que revisarlo dato por dato para ver de qué estamos hablando y escribirlo en una hoja de cálculo, que para eso están. ¿No se supone que todos trabajamos con un ordenador personal? Hay quién parece que solo ha conseguido una máquina de escribir “moderna”. ¿No os parece?

Para el flete, se contacta con un armador que se conoce que tiene los medios para realizar este transporte marítimo en condiciones y, para las manipulaciones portuarias en nuestro puerto de Bilbao, ya sabemos nosotros hacer “la cuenta”. Bastante bien. Hay una serie de pequeños gastos que si que están tarifados, pero son de menor importancia.

Hechos los cálculos y obtenido el valor del flete del armador, podemos pasar a construir la oferta. Esta va a ser suficiente para cubrir una entrega CFR San Petersburgo. El término de embarque alcanza la posición Liner Out. Hemos invertido unas tres o cuatro horas para poder disponer de todos los datos. Hemos tenido suerte. Los armadores también tienen mucho que hacer por lo general.

Sin embargo, hete aquí que el cliente, al recibir la oferta, nos consulta además los costos de las operaciones portuarias en destino para su carga, los gastos menores, el precio de los almacenajes de la mercancía en puerto,.. y, además, el costo del transporte hasta el punto de entrega de la mercancía. Digamos que la gestión ha comenzado a  las 09:00 horas y estas novedades surgen a las 13:00 horas. Ahora nos encontramos con que nada está ya en nuestras manos directamente. Tenemos que contar con un colaborador en destino, que tenga interés en atendernos y que tenga los medios para obtener estos costos. No creo en la telepatía. Preparamos un mensaje para tal colaborador en destino, mensaje que no leerá inmediatamente pues está comiendo y acto seguido le llamamos al teléfono móvil para que se atragante…. Perdón, estaba pensando mientras escribía. Le llamamos para avisarle de que tiene un mensaje nuestro con bastante detalle  y toda la información que hemos sido capaces de compendiar para que ellos preparen su cotización para nosotros. No es demasiado rara la mercancía, de modo que con esto, todo queda en marcha. A la espera de que el colega ruso termine de comer, se acerque a su oficina, lea nuestro mensaje y comience con sus gestiones. A duras penas, si todo fuera bien, conseguiría respondernos antes de que termine nuestra jornada aquí.

Pues cual no será nuestra sorpresa al recibir una llamada de nuestro cliente a las 17:00 horas demandando el precio “extra” solicitado. Lo necesita. Es un transitario y tiene que cotizar a su cliente principal hoy antes de irse. Y quería salir pronto.

Seguramente, no todo es culpa suya, pero en vez de ayudar, solo mete prisa. Al día siguiente estará terminada – con suerte – la oferta.

Lo lamentable, y al principio me he manifestado culpable del mismo mal, es que a pesar del esfuerzo, nuestra oferta podría no ser la mejor, podría ser que el receptor haya cambiado de opinión y el Incoterm sea ahora EXW, o simplemente podría ser que hemos preparado una oferta para un envío que no existe. Se trataba de completar la oferta que el fabricante local está preparando para un concurso de suministro al que se presenta concurriendo con un buen número de competidores. Seguramente, no haya un feeback y la oferta quede archivada. Si no estamos en otra “guerra”, haremos nuestros deberes e informaremos al armador de nuestros progresos.

Mis ofertas a mis clientes son todas distintas. Muchas para lugares remotos a los que no soy capaz de imaginar yo solo como se llega. A menudo con mercancías que presentan muchos problemas que hay que resolver. Y también a menudo, se trata de precios para un transporte que nunca se hará.

Como este es mi blog y el propósito es generar un poco de discusión, también de empatía y no menos de reflexión, pues lo aprovecho como tribuna para proponer abiertamente que se considere siempre qué es lo que se pide y para qué. Todas las peticiones son dignas. Los fabricantes que quieren exportar (es lo mas sencillo, vs. la importación, me refiero) necesitan saber cuánto puede costar llegar hasta el puerto aquí, o hasta el puerto allá, o hasta la misma puerta del almacén de su potencial cliente. Y la gente como yo está para participar de esa fase previa a la compra-venta también. Ahora bien, como no todo nuestro tiempo puede dedicarse a lo que es posible, sino que parte tenemos que dedicarlo a lo que es real y esto también consume, priorizamos.

Por lo que cuanto más y mejor sepamos de lo que estamos haciendo, será mejor para todos. Detalles….

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2 comentarios en “¿Tienes ya los gastos?

  1. como cliente que soy en estos momentos tomo nota, pero como bien sabes es difícil hacer que el timing sea perfecto para todos, clientes, proveedores, agentes, forwarders… todos tienen sus prioridades y es difícil ponerlas en común. De todas formas lo intentare la próxima vez.

    1. Gracias por tu comentario. Como no se trata de criticar, pero si de construir, no quiero que nadie se de por aludido. Vale más verse “un poco reflejado” en el caso extremo que comento y tratar de anticiparse. Estoy trabajando con un nuevo proveedor de ciertos servicios especiales que me indicaba, en nuestro primer encuentro, que valoran mucho recibir de sus clientes, en la misma petición de una cotización, les indiquen cual es el plazo máximo para obtener una respuesta. Esto les permite priorizar sus propias tareas y no defraudar las expectativas de los clientes. Por lo tanto, es mejor tratar de expresarse claramente que hacer actos de contrición. Y si uno lo hace sistemáticamente, no necesitará lamentarse. Creo que en tu caso, normalmente, si fijareis fechas de respuesta que se precisan a la hora de plantear consultas.

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